Совершенствование системы документооборота

Оптимизация документооборота

Под системой документооборота (управления документами) понимается совокупность правил и технологий работы с документами предприятия. Важность построения эффективной системы документооборота связана с тем, что значительная часть информационных ресурсов предприятия сосредоточена именно в документах.

Система документооборота обеспечивает документирование всей деятельности предприятия и является основой для принятия, исполнения и контроля решений. Повышение эффективности работы с документами немедленно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций.

Обращаем Ваше внимание на то, что организации обязаны составить правила документооборота и закрепить их в учетной политике. Это следует из пункта 3 статьи 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также пункта 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации».

Грамотно построенный документооборот позволит разгрузить финансовую службу, а также позволит избежать возможных проблем с контролирующими органами.

Порядок оптимизации документооборота

В процессе построения системы документооборота наши специалисты осуществляют целый комплекс процедур, который в зависимости от задания может включать:

1. Анализ существующих схем документооборота;
2. Выявление дублирующих процедур и документов на основе анализа матрицы ответственности должностных лиц и согласование возможности их устранения;
3. Построение оптимальной модели исполнения каждой процедуры и на её основе разработка новой системы документооборота для целей бухгалтерского, налогового или управленческого учёта;
4. Оптимизацию организационной структуры бухгалтерии и ее взаимодействия с другими подразделениями организации.

Оптимизация документооборота включает в себя ряд этапов:

• Составление реестра используемых на предприятии документов;
• Определение схемы движения документов от момента их возникновения до списания и отправки в архив;
• Описание этапов движения документов, определение ответственных лиц за их составление, установление связей между первичными и отчетными документами;
• Архивирование документации.

Наша компания имеет многолетний опыт по оптимизации документооборота на предприятиях различных отраслей. Наши специалисты готовы предложить Вам свои услуги с тем, чтобы повысить эффективность Вашего бизнеса.